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A quoi peut ressembler un parcours collaborateur entièrement digitalisé?

Pourquoi, alors que la première loi permettant la dématérialisation du bulletin de paie date de 2009 et que la loi Travail de 2016 est encore venue assouplir le processus en permettant de s’affranchir de l’accord du salarié, le système met du temps à se diffuser au sein des entreprises?

«On estime aujourd’hui qu’une entreprise sur quatre globalement- ETI, grand compte, PME, etc.- est équipée d’une solution de dématérialisation de bulletin de paie», illustre Ludovic Partyka, fondateur de Primobox, spécialisé notamment dans la dématérialisation des processus RH et qui a récemment levé 4 millions d’euros pour accélérer son développement.

Retrouvez l’interview complète de Ludovic Partyka, fondateur de Primobox:

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Le principal frein est la résistance au changement

Comment cela se fait-il? Le dirigeant explique que le principal frein est la résistance au changement. Certaines entreprises pensent par exemple que leurs collaborateurs qui n’évoluent pas professionnellement dans des univers digitalisés ne sont pas prêts, par exemple dans des secteurs comme le commerce, la sécurité, le gardiennage ou encore le nettoyage. Or, dans les faits Ludovic Partyka remarque que ces derniers, habitués au digital dans leur vie personnelle, apprécient le service et le fait de pouvoir rapidement trouver leurs documents dans un espace dédié.

Et quid des entreprises pourtant déjà digitalisées? Ludovic Partyka cite pour elles souvent la crainte de se lancer dans un projet informatique trop lourd comme elles peuvent le connaître lorsqu’il s’agit de la mise en place de logiciels de paie ou de SIRH. Or dématérialiser le bulletin de paie peut aujourd’hui se faire sans un investissement informatique ou financier trop lourd. Dans le cas de sa solution, Ludovic Partyka parle d’un outil qui peut être opérationnel en un mois quelle que soit la taille de l’entreprise. Côté coût, celui-ci s’élève en moyenne à 50 centimes par bulletin avec un prix de mise en place compris entre 2 000 et 3 000 euros selon la configuration de l’entreprise. Et surtout, peu importe la solution choisie par l’entreprise, la dématérialisation du bulletin de paie est souvent la porte d’entrée pour initier ensuite la digitalisation de l’ensemble du parcours de vie du salarié.

Pour les professionnels des ressources humaines c’est donc l’opportunité de transformer en profondeur leur façon de travail. L’enjeu est notamment de pouvoir se dégager du temps de l’administratif pour se consacrer aux tâches avec plus de valeurs ajoutées, un enjeu qu’a particulièrement fait ressortir la crise du covid-19.

Du contrat de travail au départ de l’entreprise

Mais à quoi peut ressembler un parcours de vie du candidat complètement dématérialisé du côté administratif? Dans le cas de Primobox par exemple, la solution permet de gérer le contrat à distance à travers la signature électronique. Via la plateforme, le futur collaborateur va aussi pouvoir envoyer ses documents comme la carte d’identité, son RIB, etc.

Une fois le collaborateur intégré à l’entreprise, il retrouvera dans son espace ses bulletins de paie grâce à un coffre fort sécurisé mais aussi toutes les informations que l’entreprise a besoin de lui communiquer: relevés d’heures, les avenants au contrat ou encore le compte rendu de l’entretien annuel à signer, des notes d’information nominatives ou communes à toute l’entreprise, par exemple des documents sur le télétravail. A la fin de son contrat, le salarié peut retrouver les documents liés à son départ. Au-delà du gain de temps, cela permet aussi à l’entreprise de garder une traçabilité des documents et de facilement vérifier ce qui a été signé ou non.

Quels conseils pour réussir sa transformation?

Mais comme toute transformation, le succès n’est pas garanti sans une réelle réflexion sur l’évolution de la manière de travailler. «Le conseil que je partagerais avec une direction RH pour une transformation plus globale de ses processus c’est de faire l’effort de remettre à plat les processus», commence Ludovic Partyka. «Le réflexe naturel est de calquer un processus dématérialisé sur la base d’un processus papier. Et là on se rend compte que c’est souvent limitant. C’est souvent une erreur parce que l’entreprise n’arrive pas à faire l’effort de repenser le processus pour l’adapter dans un monde électronique qui peut être différent».

Un exemple concret? Ludovic Partyka cite le processus de signature électronique de contrat de travail. Une entreprise peut être habituée à faire intervenir plusieurs personnes, qui contrôlent le contrat et se renvoient le PDF selon un ordre bien huilé. Or dans un processus digitalisé ou certaines données sont intégrées automatiquement, le nombre et l’ordre des contrôles peuvent souvent être modifiés pour réellement profiter des avantages de la dématérialisation.

Innocentia Agbe

Journaliste @LeJournaldes RH et @FrenchWeb.fr Merci d'adresser vos communiqués de presse et informations à redaction@lejournaldesrh.fr

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