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Externalisation de la paie : le marché traîne derrière les prestataires

La paie a été pionnière en matière d’externalisation, mais après plus de trente ans de pratique, on se heurte toujours aux mêmes limites. Peu importe les mots ou les sigles (hébergement applicatif, outsourcing, externalisation, BPO, …), en France, le périmètre d’externalisation de la paie ne bouge pas, ou très peu !

Hébergement des serveurs et de l’application chez un prestataire, parfois délégation de la maintenance corrective, évolutive, voire réglementaire, dans le meilleur des cas  transfert de l’éditique et du déclaratif ; mais, quant à externaliser le processus de paie proprement dit, ça bloque !

Pire, lorsque le pas est franchi, il est fréquent de voir dans les 2 ans qui suivent un retour à une fonction paie en interne.

Pourtant, les offres de BPO sont sur le marché ; les prestataires proposent des schémas d’intervention plus larges (envisageant même parfois une reprise de personnel), à l’image de ce qui se fait déjà dans beaucoup d’autres pays européens mais, nouvelle manifestation de la trop fameuse exception française, la paie reste opérée en interne, et le marché rechigne à suivre ces offres élargies.

Plusieurs explications sont fréquemment données :

  • un périmètre d’externalisation souvent mal défini, basé sur un manque de lucidité sur l’organisation réelle du processus en interne, ou sur une mauvaise compréhension du contenu précis de la prestation proposée,
  • des difficultés sociales, notamment liées à la mise en application pour le moins délicate du L122-12,
  • ou bien encore un projet mené avec une approche trop exclusivement « cost killing ».

Mais en réalité, la cause du problème est surtout opérationnelle, car l’externalisation du processus de paie a les implications suivantes :

  • Au plan process, les EVP (éléments variables de paie) et les éléments de présence/absence sont à transmettre par l’entreprise vers le prestataire selon un format et avec un niveau de fiabilité qui, le plus souvent, implique que ces éléments soient tous vérifiés en interne avant envoi, ce qui maintient une part importante du travail dans l’entreprise.
  • Au plan humain, les taches de saisie des EVP, de production et de contrôle des paies, particulièrement sur les petites structures, sont souvent atomisées et ne constituent que rarement des temps complets ; de fait, leur transfert n’induit que rarement des suppressions effectives de postes. Et la nature ayant horreur du vide, on retrouve très rapidement un complément de travail au personnel partiellement dégagé des travaux de paie.

En conséquence, alors que la prestation s’alourdie de 50 à 100% chez le prestataire avec la reprise du processus, la réduction de charges et de postes associés n’est pas au rendez-vous.

Parlons solutions : nous ne partageons pas la préconisation classique qui recommande de préparer une externalisation en effectuant un premier palier de réorganisation en CSP ; c’est sans doute un facteur d’harmonisation et de centralisation des processus, mais qui ne résout pas le fond du problème. Le choix d’une organisation en mode CSP est une orientation stratégique en soi, et ne doit pas être pris comme une étape.

En matière d’externalisation, l’objectif primordial est d’externaliser globalement le processus ; l’élargissement de la couverture fonctionnelle des SIRH doit aider à atteindre ce but.

Dans cet esprit, l’externalisation du processus de paie doit être associée à la mise en place d’une solution applicative intégrée, couvrant Planification des ressources – Portail salarié – GTA – Paie. C’est le meilleur moyen de restructurer le processus et de gérer ainsi, avec le minimum de ressources internes et le maximum de fiabilité, la collecte des EVP et l’ensemble des événements de gestion administrative du personnel : seules des opérations comme la validation des demandes de congés, formulés par le salarié lui-même, ou les ajustements de présence/absence, seront à saisir par un administratif ou à valider par l’encadrement, avant d’être envoyés sans retraitement au prestataire.

Un portail salarié, également pris en charge par le prestataire, doit permettre d’assurer les prestations de gestion administrative (demande d’attestations, modification de la situation personnelle, informations diverses,…).

Ainsi, toute redondance de tâches entre les équipes internes et le prestataire peut-être supprimée.

La plupart des plateformes applicatives actuelles permettent ce type d’architecture et leur mise en place progressive et prioritairement au projet d’externalisation, permettra de gérer dans le temps l’impact social du projet d’externalisation.

En synthèse, le pré requis à une externalisation réussie du processus de paie n’est donc pas tant sa centralisation préalable en CSP, mais plutôt sa restructuration complète en s’appuyant sur une solution applicative intégrée qui servira de tremplin à l’externalisation du processus de paie chez un prestataire.

Auteur : Philippe MARTIN – Directeur chez Ineum Consulting RH Management.

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